jeudi 24 mars 2011

Quelle taille de police ?

Quelle est la taille idéale d'une police de caractère dans une présentation ? On entend parfois des phrases du style "pas de police en dessous de 12 dans un powerpoint". Alors on rédige le texte en corps 12 et les titres en corps 16 pour qu'ils soient plus gros. Est-ce lisible du fond de la salle ? Pour le savoir, il existe une méthode très simple. Placez vous en mode trieuse de diapositives et réglez le niveau de zoom à 66%. Regardez vos slides. Tout ce que vous n'arrivez pas à lire sera également illisible pour les personnes au dernier rang de votre présentation.


Ok, ce moyen nous donne une idée du rendu de la présentation. Mais concrètement, quelle est la taille des polices utilisées pour ce test ? À vous de jouer, je vosu laisse deviner. La présentation est ci-dessous. Cliquez sur la flèche "suivant" pour découvrir la taille du texte utilisé sur chaque slide. Vous risquez d'être surpris.

Dernier point, le rendu varie en fonction de la police utilisée. Par exemple, pour un même corps, la police Verdana paraît plus grande que la Calibri. Donc pour être sûr, testez.

mercredi 23 mars 2011

Convertir un powerpoint en pdf

Si vous avez besoin de convertir un fichier powerpoint (ppt ou pptx) en pdf, voici un outil en ligne qui le fait très bien. Le petit plus par rapport aux autres, c'est la possibilité de gérer les permissions, pour interdire l'impression par exemple. Cerise sur le gâteau, pas besoin de laisser son adresse mail, histoire d'éviter les spams.


Attention toutefois si vous utilisez des fontes exotiques. Dans ce cas on préférera un plugin dédié à installer sur le poste de travail. Microsoft en propose un gratuitement pour office 2007 :

Et dans Office 2010 plus besoin de complément car c'est une fonctionnalité standard.

mardi 22 mars 2011

Planning communiquant

Aujourd'hui, une proposition pour améliorer un planning. Il s'agit d'annoncer les grandes lignes d'un projet de 24 mois impliquant des collaborateurs de multiples services au sein d'une grande entreprise. On pendra l'exemple d'un projet de dématérialisation des contrats. Le planning est destiné à être présenté lors de la réunion de lancement du projet (kick-off). L'objectif est que chacun puisse se situer dans le projet global. L'attribution des tâches pour les équipiers projet aura lieu lors d'autres réunions, en petit comité. Ici, on cherche plus à donner une vision macro que des dates et échéances précises.

Voici le planning original :

Le projet commencera par un appel d'offres, à l'issue duquel on choisira la technologie nécessaire à la dématérialisation des contrats. Une fois ce choix réalisé, on peut démarrer les chantiers. Le projets étant long, on planifie un lotissement, c'est à dire un déploiement progressif entre janvier 2011 et le 1er semestre 2012. Les travaux dans le bâtiment peuvent être réalisés de manière indépendante.

Outre le fait qu'il ne soit pas adapté à une projection, je vois deux problèmes majeurs dans ce planning :

  • les éléments clé ne ressortent pas,
  • on mélange les tâches ayant une durée (appel d'offre, travaux) et les jalons (dates clés du projet qui consistent par exemple à mettre en production ce qui a été développé les mois précédent).

Pour plus de clarté, je propose de scinder en deux la planning :

  • les grandes phases sur le premier,
  • les jalons correspondants aux livrables, les lots, dans le deuxième.

L'année 2011 a volontairement été dilatée car tous les livrables sont concentrés sur cette période. C'est ici que les collaborateurs qui ne participent pas directement au projet seront le plus impactés. le (...) exprime à la fois cette distortion et le fait que le détail des lots se trouve sur le slide suivant.

Ici, les lots sont décrits en termes simples pour que chacun puisse comprendre les impacts pour son poste de travail.

Typo : Bebas
Couleurs : Myspace

lundi 21 mars 2011

From scratch

Voici quelques conseils pour se lancer facilement dans une présentation qui sortira des sentiers battus.

jeudi 17 mars 2011

Le web 2.0 : un changement de civilisation ?

J'ai eu la chance d'assister à une conférence de Pascal Desfarges sur le web 2.0. Pascal Desfarges dirige une agence de conseil Internet, l'agence RETISS. Il s'intéresse à la manière dont les organisations publiques et les milieux culturels se positionnent sur internet. J'ai découvert lors de cette présentation une approche totalement inédite pour moi. Lorsque Pascal Desfarges a commencé à raconter les début d'internet, je me suis demandé ce que je faisais là. J'avais déjà vu le sujet des dizaines de fois au cours de mes études d'ingénieur. Mais là j'avoue avoir été surpris. L'architecture du réseau a été présentée sous forme sociétale.

La création d'internet
Architecture centralisée. Première hypothèse, pour connecter plusieurs ordinateurs entre eux, il faut impérativement étabilir des règles, respecter des protocoles... Donc la manière la plus logique est de décider qu'un ordinateur est maître (le serveur) et que tous les autres (les clients) sont connectés au serveur qui gèrera l'ensemble. Problème : l'ensemble est dépendant du serveur. Solution non retenue.

Architecture décentralisée. Deuxième possibilité, quelques serveurs connectés entre eux gèrent l'activité de leurs clients. Ici aussi, les quelques serveurs sont des centres névralgiques qu'il est possible de neutraliser pour casser le réseau.

Hétérarchie. Finalement, on se dit que chaque ordinateur est indépendant. Aucun ordinateur n'est plus puissant que l'autre. On est dans un système connecté où il n'y a pas de centre, pas de pouvoir, mais une organisation, des règles qui font que l'ensemble fonctionne. On peut faire l'analogie avec une fourmilière où toutes les fourmies sont au même niveau, la reine étant la pondeuse, mais pas la boss. Si on sépare une fourmillière en deux, rapidement elle se réorganise pour recréer son propre système.

On voit que d'une architecture purement centralisée nous sommes arrivés à une toile, un réseau qui se tisse et se détisse en permanence. Et cela va plus loin. La notion de centre est présente partout dans notre société. Dans notre civilisation Dieu est le centre, il est le pouvoir, il est le guide. Chacun doit ensuite évoluer dans ce guide, en suivant des rails. En entreprise, on est aussi dans un système hiérarchique, avec le patron au sommet. On retrouve aussi le principe dans le livre qui est fait pour être lu du début à la fin. Il est linéaire.

Or dans la nature, il y a une multitude de systèmes non linéaires, à commencer par le cerveau. Le cerveau fonctionne par un système de connexions entre les neurones. Pas de super neurone qui pilote l'ensemble. La matière est non linéaire, la fourmilière aussi... et le web !

Le non linéaire prend le pouvoir. Avec l'arrivée du web, c'est l'hypertexte. On casse la linéarité. Il y a toujours quelques rails, mais à nous de piloter les aiguillages en cliquant sur les liens. Les digital natives, ceux de la génération Y nés après 1992, baignent là-dedans. À l'école, ils sont toujours éduqués sur le mode centrique, mais dès qu'ils se connectent sur leurs smartphones, consoles de jeu, TV... la linéarité n'existe plus.

Avec le web 1.0, on était dans un mode centrique (une organisation publie une information aux lecteurs). Avec le web 2.0, chacun devient producteur de contenu et peut rivaliser avec les plus grandes organisations.

D'un point de vue processus de travail, je m'interroge sur la manière dont l'organisation du travail va évoluer. On parle ici de documents professionnels, que ce soit des Powerpoint ou des rapports, voire des e-mails, mais ces modes de communications professionnels ne risquent-ils pas d'être dépassés très vite ? un Powerpoint est linéaire, avec un orateur qui s'adresse à plusieurs personnes qui écoutent et qui, éventuellement, poserons une question à la fin. Comment ces digital natives élevés à twitter, au mur facebook, aux communautés, à l'échange de contenu unitaire, vont-ils influencer nos modes de fonctionnement ? Comment vont-ils réagir lorsqu'on va leur dire qu'avant de diffuser une information il faut la faire valider au N+1, N+2 et N+3 ? Et lorsqu'on leur présentera nos supers arborescences de fichiers 01-Budget, 02-Pré-projet, 03-Projet, 04-Post-Projet. Où classer le dossier budgétaire du projet ? Alors qu'à l'ère du tag, ils ne se poseront même pas la question...

Avez-vous des exemples d'entreprises qui ont adopté un mode de fonctionnement interne 2.0 ? Est-ce efficace ? Comment est-ce perçu par la vieille école ? (les natifs d'avant 1992 !)

dimanche 13 mars 2011

Page de garde

Comment composer un page de garde pour votre présentation ? On peut utiliser le mot composer car il s'agit bien de donner envie d'entrer dans votre présentation. Prenons l'exemple d'une présentation destinée à l'animation d'un comité de pilotage. Un comité de pilotage est une réunion pendant laquelle on donne l'état d'avancement d'un projet. Voici la version initiale :


Pas très sexy pour l'instant. Avant de penser à rendre se slide joli, il faut d'abord penser au contenu. Que souhaitons-nous communiquer ?
  • le nom du projet : dématérialisation (1)
  • le type de présentation : comité de pilotage (2)
  • la date : 8 mars 2011 (3)
  • le nom de l'organisateur : Norbert Dupont (4)
Nous avons 4 informations à communiquer, reste à hiérarchiser ces infos. En l'occurrence, l'ordre ci-dessus est le bon. Logiquement, on s'arrangera pour que le nom du projet soit bien plus visible que le nom de l'organisateur. Ca donne ceci :


Avant toute chose, on ne centre pas. Vous pouvez oublier cette fonctionnalité, sauf si vous devez rédiger un avis de décès... c'est l'un des rares cas où on peut centrer un texte sans risque. Ici, le texte est aligné à gauche. Cela provoque un déséquilibre qui donne une dynamique à la composition.

La typo retenue est basique : Arial Black et Arial. Trois corps sont utilisés : 48pt/24pt/12pt. Facile il suffit de partir de 48pt est de diviser par 2 dès qu'on descend d'un niveau. Et un niveau de gris permet de varier (RGB 127/127/127). C'est rapide, en moins de 2 minutes c'est fait.

Et si on a un peu plus de temps et de marge de manoeuvre :


La typo utilisée est Museo

Si vous avez mis en oeuvre ces recommandations ou si vous souhaitez des conseils sur vos propres documents, contactez-moi et je publierai un billet avec des conseils.